টিকিটিং বলে দেয় কতজন আসছে। ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট হলো তারা এসে পড়লে কী হবে, সেটা ঠিক করার কাজ: হলটা কীভাবে ভাগ হবে, কোন অংশের দাম কত, সাপোর্ট অ্যাক্ট শুরুর আগে সবাইকে ভেতরে ঢোকাতে কয়টা দরজা লাগবে, আর তার একটাতে জট বাঁধলে সিদ্ধান্তটা কে নেবে। এই কাজটা আমরা আপনার সঙ্গে বসে করি, আর যেদিন সেটা বাস্তবে ঘটে, সেদিন আমরা সাইটেই থাকি।
আগে
যে প্ল্যানের ওপর গোটা দিনটা চলে
- ভেন্যু আর সিটিং লেআউট: কোন সেকশন কোথায়, কোনটার দাম কত, আর কোনগুলো ধরে রেখে শেষে ছাড়া যাবে
- প্রতি সেকশনের ক্যাপাসিটি আর প্রাইস টিয়ার, ইভেন্টের ভেতরেই বসানো, কেউ আপডেট করে না এমন স্প্রেডশিটে নয়
- গেট আর ভিড় সামলানোর প্ল্যান: কয়টা দরজা, প্রতিটায় কয়টা লেন, আর কোন টিকিট কোন লেন দিয়ে ঢুকবে
- রেজিস্ট্রেশন ডিজাইন, মানে প্রতিটা ক্রেতার কাছে কী চাইবেন, আর সেই উত্তরটা দিয়ে সত্যি সত্যি কী করবেন
- রান অব শো: দরজা, সাপোর্ট, মেইন অ্যাক্ট, কারফিউ। আর প্রতিটা বদলের জন্য নাম ধরে একজন দায়িত্বে
- যা যা ছাপা, স্ক্যান বা স্টাফ লাগে তার ভেন্ডর কোঅর্ডিনেশন। সব এসে পৌঁছায় একটাই সূচি ধরে, চারটা আলাদা সূচি ধরে নয়
ইভেন্টের দিন
এমন একজন, যার কাজই শুধু এটা
- লাইন জমার সঙ্গে সঙ্গে নয়, তার আগেই বক্স অফিস খোলা, স্টাফসহ তৈরি
- গেট ধরে ধরে লাইভ এন্ট্রি কাউন্ট, জট ভিড় হয়ে ওঠার আগেই সংখ্যা হয়ে চোখে পড়ে
- সাইটে নাম ধরে একজন, যিনি কাউকে ফোন না করেই এক লেন থেকে আরেক লেনে ক্রু সরাতে পারেন
- কমপ, গেস্ট লিস্ট আর অ্যাক্রিডিটেশন সামলানো হয় ডেস্কে। টার্নস্টাইলে দাঁড়িয়ে তর্ক করে নয়
- ভেন্যু সিকিউরিটির সঙ্গে আগেই ঠিক করা ইনসিডেন্ট প্ল্যান: কে সিদ্ধান্ত দেবে, কে সেটা করবে
পরে
কী হয়েছিল, তার একটাই হিসাব
- কত বিক্রি হলো আর কতগুলো স্ক্যান হলো, টিকিট টাইপ আর গেট ধরে ভাঙা
- কমপ, রিফান্ড আর ট্রান্সফার হিসাবে ওঠে। চুপচাপ কেটে নেওয়া হয় না
- কতজন এলো, কতজন এলো না। পরের ইভেন্টের দাম ঠিক করার মতো সংখ্যা
- সেটেলমেন্ট আর পেআউট, ওই একই সংখ্যাগুলো থেকেই
ঘর ভর্তি, বাইরে লাইন নেই। ওটা কয়েক সপ্তাহ আগে নেওয়া একটা লেআউট সিদ্ধান্ত।
ভিড়টা আসলে ভিড়ের সমস্যা নয়, চলাচলের সমস্যা
প্রায় প্রতিটা বাজে ইভেন্ট-দিনের গোড়ায় একই ব্যাপার: দরজা প্রতি মিনিটে যত লোক ঢোকাতে পারে, আসছে তার চেয়ে বেশি। এর সমাধান কোনোদিনই ওই রাতে আরও স্টাফ নামানো নয়। সমাধান হলো ওই রাতে যেন কম সিদ্ধান্ত নিতে হয়।
তাই হিসাবটা আমরা আগেই কষে ফেলি। কত লোক ধরবে, বাস্তবে কয়টা দরজা খোলা যাবে, মানুষ আসলে কত সময়ের মধ্যে এসে পড়বে, আর তাদের কতজন ঢোকার আগে ডেস্ক থেকে কিছু নেবে। সেই উত্তর ধরে লেন আর টিকিট টাইপ সাজাই, ফলে হাতে আসে একটা প্ল্যান, আশা নয়।
আপনার কাছ থেকে আমাদের যা লাগবে
তালিকাটা ছোট, আর শেষেরটাই সবচেয়ে জরুরি।
- তারিখ, ভেন্যু, আর লাইসেন্সে কত লোকের অনুমতি আছে
- আর্টওয়ার্ক, বা তার ব্রিফ
- আপনার নিজের ভেন্যু আর সিকিউরিটির লোকজন, কারণ আমরা তাঁদের মাথার ওপরে নয়, পাশে থেকে কাজ করি
- এমন একজন সিদ্ধান্ত নেওয়ার মানুষ, যিনি ইভেন্টের দিনই লেআউট বদলের অনুমতি দিতে পারেন
সাধারণ প্রশ্ন
টিকিটিং যা করে না, ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টে তার কী থাকে?
টিকিটিং বলে দেয় কতজন আসছে। ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট হলো তারা এসে পড়লে কী হবে সেই সিদ্ধান্তগুলো: হলটা কীভাবে ভাগ হবে, কোন সেকশনের দাম কত, আসার হারটা সামলাতে কয়টা দরজা আর কয়টা লেন লাগবে, রান অব শো, আর ইভেন্টের দিন এসবের কোনোটা বদলানোর ক্ষমতা কার হাতে।
আমাদের এখনকার ভেন্যু আর সিকিউরিটি টিমের সঙ্গে কাজ করবেন?
তাঁদের পাশে থেকেই, ওপরে বসে নয়। ভেন্যু আর সিকিউরিটির লোকজন আপনারই থাকেন; আমরা আগেভাগে তাঁদের সঙ্গে ইনসিডেন্ট প্ল্যানটা ঠিক করে নিই, যাতে রাতের বেলা পরিষ্কার থাকে। কে সিদ্ধান্ত দেবে আর কে সেটা করবে।
কত আগে আপনাদের ডাকতে হয়?
লেআউট ঠিক করার সময়েই, কারণ লেআউটই পরের সব ঠিক করে দেয়। সেকশন আর প্রাইস টিয়ার ঠিক করে কোন কোন টিকিট ক্যাটাগরি থাকবে, আর গেট প্ল্যান ঠিক করে কোন ক্যাটাগরি কোন লেন দিয়ে ঢুকবে। ক্যাটাগরি লাইভ হয়ে যাওয়ার পর ডাকলে সেটা আর ডিজাইন করা থাকে না, ভেঙে নতুন করে গড়া হয়।
ইভেন্ট শেষে আমরা কী পাই?
কয়েকটা নয়, একটাই হিসাব: টিকিট টাইপ আর গেট ধরে ভাঙা। কত বিক্রি আর কত স্ক্যান; কমপ, রিফান্ড আর ট্রান্সফার হিসাবে তোলা, চুপচাপ কাটা নয়; আর কতজন এলো, কতজন এলো না। যা দিয়ে পরের ইভেন্টের দাম ঠিক করতে পারবেন। সেটেলমেন্ট আর পেআউটও ওই একই সংখ্যা থেকেই।
আমরা আর যা যা করি
আপনার ইভেন্টের কথা বলুন
তারিখ, ভেন্যু আর আন্দাজে কতজন আশা করছেন। পাঠিয়ে দিন। প্রথম কলটা হবে হল আর দরজা নিয়ে, সফটওয়্যার নিয়ে নয়।