কো-ওয়ার্কিং ও মিটিং স্পেস বুকিং

শুধু প্রতিটা রুমকে নিজের একটা বুক করার মতো জিনিস বানালে, যেটা হাতেগোনা কয়েকটা পর্যন্ত ঠিক আছে আর তার বেশি হলে আনাড়ি লাগে। ডিফল্টে এটা নম্বরওয়ালা রুম বরাদ্দ না করে গোনে একটা ধরনের কয়টা রুম খালি, তাই একই রকম চারটা রুম পুরোপুরি কাজ করে আর একেবারে আলাদা চারটার জন্য আলাদা সেটআপ লাগে। নির্দিষ্ট নম্বরওয়ালা রিসোর্স বুকিংয়ের সঙ্গে জোড়া দেওয়া ক্যালেন্ডার আজ করে না।

সিট হিসেবে নয়, ঢোকার অনুমতি হিসেবে। ডে পাস মানে স্ক্যানের নিয়মসহ একটা পাস, আর ফ্লোরের সীমা কয়টা চেয়ার আছে তা নয়, একসঙ্গে কতজন ভেতরে থাকতে পারে তা। হট ডেস্কিংয়ের জন্য ওটাই সঠিক মডেল, আর এর মানে ব্যস্ত দিনটা কেউ বসার জায়গা না পেয়ে টের পাওয়ার বদলে অকুপেন্সি হিসেবে আগেই দেখা যায়।

পারবেন, একটা মেয়াদের জন্য কেনা পাস হিসেবে, আর ঢোকার নিয়ম প্রতিটা টিয়ার ধরে বসানো। যেটা এটা করে না সেটা হলো প্রতি মাসে নিজে থেকে টাকা কাটা: রিনিউয়াল মানে সেভ করা কার্ড থেকে বারবার কাটা নয়, নতুন একটা কেনা। কার মেয়াদ শেষ হচ্ছে দেখে তাঁদের একটা সেগমেন্ট হিসেবে মনে করিয়ে দিতে পারেন, কিন্তু বিলিংটা স্বয়ংক্রিয় নয়।

ঢোকা হয় স্ক্যান করে, মানুষ ধরে দেওয়া অনুমতিসহ, আর প্রতিটা স্ক্যানে যন্ত্র, মানুষ আর সময় লেখা থাকে। এতে অফিসের বাইরের সময়ে কে ভবনে ছিলেন তার রেকর্ড পান, আর সাধারণত দরকারটা ওটাই। এটা ইলেকট্রনিক দরজার কন্ট্রোলারের সঙ্গে জোড়া লাগে না, তাই তালাটা আজ যা ব্যবহার করেন সেটাই থাকে।

এখান থেকে নয়। বুকিংয়ের টাকা বুকিংয়ের সময়েই দেওয়া হয়, নয়তো কাউন্টারে নেওয়া হয় আর কীভাবে এসেছে তা লেখা থাকে। আজ প্রোডাক্টে অ্যাকাউন্ট বিলিং বা PDF ইনভয়েস তৈরির কোনো ব্যবস্থা নেই, তাই কোম্পানি অ্যাকাউন্ট আপনি যা ব্যবহার করেন তাতেই থাকে। আপনার আয়ের বেশিরভাগ যদি আগে পেমেন্ট নয়, ইনভয়েসে আসে, তাহলে শুরুতেই কথাটা তোলা ভালো।